Privacyverklaring · AccountCloud

1. Wie we zijn

AccountCloud is een handelsnaam van Informer Online Nederland B.V., gevestigd in Rijswijk, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 63388928. Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerkingen in deze verklaring. Een vraag of een verzoek? Mail naar [email protected].

2. Voor wie deze verklaring is

Deze verklaring gaat over de persoonsgegevens die we voor onszelf verwerken, van:

mensen die onze website bezoeken;
mensen die een account aanmaken of in het portaal werken, meestal namens hun bedrijf;
mensen die contact met ons opnemen.

Gegevens in de documenten en calls van onze klanten. Stuurt een klant ons een factuur, een bon of een zoekvraag met persoonsgegevens, dan verwerken we die in opdracht van die klant. Wij zijn dan verwerker, en de klant is verwerkingsverantwoordelijke. De afspraken daarover staan in de verwerkersovereenkomst. Sta je op zo’n document en wil je iets weten of laten aanpassen? Neem dan contact op met het bedrijf dat ons gebruikt. Wij helpen dat bedrijf daarbij.

Eén uitzondering: deelt een klant een document bewust met ons bij een melding van een fout in de OCR, dan zijn we voor dat document zelf verantwoordelijk (zie “De herkenning verbeteren” hieronder).

3. Welke gegevens, waarvoor en hoe lang

Je account

Welke gegevens: je naam, je e-mailadres, je wachtwoord (alleen als hash), je taal, de instelling voor tweestapsverificatie, je rol, en wanneer je voor het laatst inlogde. Van je bedrijf: de naam, het land, en het btw-nummer of het nummer in het handelsregister.
Waarvoor: om je een account te geven en de dienst te leveren.
Grondslag: de uitvoering van de overeenkomst.
Hoe lang: zolang je account bestaat. Hef je je account op, dan verwijderen we deze gegevens, behalve wat we volgens de wet moeten bewaren.

Je bedrijf verifiëren

Welke gegevens: het btw-nummer of het handelsregisternummer dat je opgeeft, en het consultatienummer dat VIES teruggeeft. Bij een eenmanszaak kan dat een persoonsgegeven zijn.
Waarvoor: AccountCloud is alleen voor bedrijven. We controleren of je bedrijf bestaat voordat je live-sleutels krijgt, we voorkomen misbruik, en we hebben een geldig btw-nummer nodig om de btw te mogen verleggen.
Grondslag: de uitvoering van de overeenkomst, ons gerechtvaardigd belang bij het voorkomen van misbruik, en onze wettelijke plicht om de btw juist te factureren.
Hoe lang: zolang je account bestaat. Wat op een factuur staat, bewaren we 7 jaar.

Aanmelden, inloggen en beveiliging

Welke gegevens: bij het aanmelden de controle van Cloudflare Turnstile of je een mens bent. Bij het inloggen je sessie, met je IP-adres en je browser, en het aantal mislukte pogingen. In het auditlog staat wie wat deed in het portaal, met een hash van het IP-adres.
Waarvoor: je account en het portaal beveiligen, misbruik voorkomen en incidenten onderzoeken.
Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij een veilige dienst.
Hoe lang: een sessie tot je uitlogt of tot hij verloopt. Het auditlog zolang je account bestaat.

Je gebruik van de API

Welke gegevens: per call de tijd, de sleutel, de operatie, de status, de duur, de kosten, een hash van het IP-adres en de user agent. De inhoud van een request of response bewaren we niet.
Waarvoor: afrekenen, je het requestlog in het portaal tonen, misbruik en storingen opsporen, en de dienst meten.
Grondslag: de uitvoering van de overeenkomst, en ons gerechtvaardigd belang bij een veilige en goed werkende dienst.
Hoe lang: 13 maanden. Daarna bewaren we alleen totalen, zonder persoonsgegevens.

Betalen en facturen

Welke gegevens: je opwaarderingen, de betaalmethode en de status van elke betaling, je facturen en de bedrijfsgegevens daarop. Je betaalt via Mollie. Van Mollie krijgen we de status van de betaling, de betaalmethode en, bij automatisch opwaarderen, de gegevens van het mandaat. Volledige kaartnummers zien we niet.
Waarvoor: je tegoed bijschrijven, automatisch opwaarderen, factureren en onze boekhouding.
Grondslag: de uitvoering van de overeenkomst, en onze wettelijke bewaarplicht.
Hoe lang: 7 jaar, de fiscale bewaarplicht.

E-mail van ons

Welke gegevens: je naam en e-mailadres, en of een e-mail is afgeleverd.
Waarvoor: e-mail over je account en de dienst: activatie, uitnodigingen, je wachtwoord, tweestapsverificatie, je tegoed, het basisabonnement, facturen, en wijzigingen in de dienst of de voorwaarden. Commerciële e-mail sturen we alleen met je toestemming, of als je klant bent over vergelijkbare diensten van ons. Afmelden kan in elke commerciële e-mail.
Grondslag: de uitvoering van de overeenkomst. Voor commerciële e-mail je toestemming of ons gerechtvaardigd belang.
Hoe lang: zolang je account bestaat.

Contact met support

Welke gegevens: wat je ons stuurt: je naam, je e-mailadres, je vraag, en eventueel een request_id of andere details.
Waarvoor: je vraag beantwoorden.
Grondslag: de uitvoering van de overeenkomst als je klant bent, en anders ons gerechtvaardigd belang.
Hoe lang: zolang het nodig is om je vraag en eventuele vervolgvragen af te handelen.

De herkenning verbeteren

Welke gegevens: een document dat een klant bewust met ons deelt bij een melding van een fout in de OCR (allow_training: true), met onze uitkomst en de correcties van de klant. Daarin kunnen persoonsgegevens staan, zoals namen en adressen op een factuur.
Waarvoor: testen en verbeteren hoe goed we documenten herkennen. We trainen geen eigen AI-model, maar gebruiken de documenten om onze werkwijze te toetsen en bij te stellen.
Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij een betere dienst. Een klant deelt alleen per document en bewust, en kan het delen voor het hele account uitzetten.
Hoe lang: maximaal 12 maanden. Moet een document eerder weg? Mail ons.

De website

Welke gegevens: onze server en Cloudflare registreren technische gegevens van elk verzoek, zoals het IP-adres, de tijd en de opgevraagde pagina.
Waarvoor: de website beveiligen en storingen oplossen.
Grondslag: ons gerechtvaardigd belang.
Hoe lang: alleen zolang het daarvoor nodig is.

4. Cookies

De website plaatst zelf geen cookies, en gebruikt geen analytics- of trackingdiensten. De lettertypes staan op onze eigen server. Cloudflare, dat de website beveiligt, kan een strikt noodzakelijk cookie plaatsen om aanvallen te herkennen.
Het portaal gebruikt alleen cookies die nodig zijn om in te loggen en het veilig te gebruiken: een sessiecookie en een cookie tegen CSRF. Daarvoor is geen toestemming nodig.
De documentatie plaatst geen cookies voor analytics of tracking.

5. Met wie we gegevens delen

We verkopen geen persoonsgegevens. We delen ze alleen met:

Dienstverleners die voor ons werken, met wie we een verwerkersovereenkomst hebben:
- Amazon Web Services: hosting, de database, opslag en de verwerking van documenten, in Frankfurt;
- Cloudflare: DNS, beveiliging tegen aanvallen, de controle bij het aanmelden (Turnstile) en de statuspagina;
- Twilio SendGrid: het versturen van e-mail.
Mollie, voor betalingen. Mollie is zelf verantwoordelijk voor de betaalgegevens; zie de privacyverklaring van Mollie.
Bronnen, zoals VIES van de Europese Commissie en de KvK. Die krijgen het nummer dat wordt opgezocht, bijvoorbeeld je btw-nummer bij het aanmelden.
Overheden, als de wet ons daartoe verplicht.

6. Gegevens buiten de EU

We slaan gegevens op in de EU, in Frankfurt. Amazon Web Services, Cloudflare en Twilio SendGrid zijn Amerikaanse bedrijven. Waar zij gegevens buiten de Europese Economische Ruimte kunnen verwerken, gebeurt dat op basis van het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

7. Beveiliging

Al het verkeer is versleuteld (TLS).
De database is niet vanaf internet bereikbaar, en is versleuteld opgeslagen.
Wachtwoorden en API-sleutels bewaren we alleen als hash.
Tweestapsverificatie is beschikbaar in het portaal, en verplicht voor onze eigen medewerkers.
Onze medewerkers kunnen alleen bij de gegevens die ze voor hun werk nodig hebben, en wat ze doen wordt vastgelegd.
Geheimen en certificaten staan in AWS Secrets Manager, niet in code.

8. Je rechten

Je hebt het recht om:

je gegevens in te zien;
onjuiste gegevens te laten verbeteren;
je gegevens te laten verwijderen;
de verwerking te laten beperken;
bezwaar te maken tegen een verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang;
je gegevens te krijgen in een gangbaar formaat;
een toestemming die je gaf weer in te trekken.

Mail je verzoek naar [email protected]. We reageren binnen een maand, en kunnen je vragen aan te tonen wie je bent. Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, of bij de toezichthouder in je eigen land. We horen het graag eerst zelf.

9. Geautomatiseerde besluiten

We nemen geen besluiten die alleen op geautomatiseerde verwerking berusten en die je in aanmerkelijke mate treffen. De controle van je btw-nummer bij het aanmelden gaat automatisch. Lukt die niet, dan kan een medewerker je bedrijf alsnog verifiëren.

10. Wijzigingen

We kunnen deze verklaring aanpassen. De datum bovenaan zegt welke versie geldt. Een belangrijke wijziging melden we per e-mail aan onze klanten.